Briefing E-Mails von Cortana in Microsoft 365 deaktivieren

Die jüngsten Ereignisse haben dazu geführt, dass einige meiner Kollegen unerwartete E-Mails von Cortana mit der Absender-Adresse cortana@microsoft.com erhalten haben.

Diese ungewöhnliche Absenderkennung sorgte bereits für Verwirrung, insbesondere vor dem Hintergrund, dass Cortana unter Windows 10 in unserer gesamten Unternehmensumgebung systemweit deaktiviert ist. Die Tatsache, dass solche E-Mails dennoch versendet wurden, verstärkte die Verwirrung und führte zu Unklarheiten bezüglich des Ursprungs und des Inhalts dieser Nachrichten.

Bei genauerer Untersuchung dieser E-Mails stellte sich jedoch heraus, dass sie nicht von Cortana, dem bekannten Sprachdienst von Microsoft, stammten. Vielmehr handelt es sich um ein Produktivitätsfeature des Unternehmens, das, obwohl unter dem Namen Cortana agierend, nicht in Verbindung mit dem Sprachassistenten steht, den wir normalerweise mit Windows 10 assoziieren.

Ein bedeutender Aspekt, der bei der Analyse dieser E-Mails berücksichtigt werden sollte, ist ihre zeitliche Versendung vor Arbeitsbeginn. Diese zeitliche Planung erfolgt gemäß den individuellen Outlook-Einstellungen der Empfänger. Es scheint, als sei dies Teil der Bemühungen von Microsoft, die unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren. Die strategische Versendung von wichtigen Informationen und Updates zu spezifischen Zeiten soll den Arbeitsfluss verbessern und die Effizienz steigern.

Trotz der anfänglichen Verwirrung seitens der Mitarbeiter über den unerwarteten Absender Cortana konnte festgestellt werden, dass es sich bei diesen E-Mails um eine Form organisatorischen Features handelt. Das Ziel besteht darin, den Arbeitsfluss zu verbessern und die Mitarbeiter mit relevanten Informationen zu versorgen. Um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und die Akzeptanz zu fördern, wäre es empfehlenswert, die Mitarbeiter darüber zu informieren, dass diese E-Mails bewusst von Microsoft als Teil der produktiven Unternehmenskommunikation versendet werden. Dies würde zur Klarstellung beitragen und die Mitarbeiter in die Lage versetzen, diese E-Mails als positiven Beitrag zur Arbeitsorganisation zu erkennen.

Um in Zukunft keine E-Mails dieser Art mehr zu erhalten, können die Mitarbeiter auf den „Unsubscribe“-Link in der E-Mail klicken.