Gruppen in Microsoft 365, welche von Microsoft Teams erstellt worden sind, werden normalerweise nicht in den Adresslisten von Outlook und Co. angezeigt.
Doch das war nicht immer so.
Erst seit dem Update MC133135 werden Gruppen, die von Microsoft Teams erstellt und genutzt werden, standardmäßig in den Exchange Clients ausgeblendet. In Outlook und Outlook Web App werden sie nicht mehr angezeigt und verwirren nun auch nicht mehr.
Wie können aber nun Gruppen ausgeblendet werden, die vor dem Update erstellt worden sind?
Wie bei Microsoft üblich kann die Einstellung über das Microsoft 365 Admin-Center vorgenommen werden. Aber auch über die Powershell, lassen sich die Einstellungen vornehmen. Beide Wege zeige ich hier.
Im Microsoft 365 Admin-Center sind die Gruppen unter dem Menüpunkt „Teams und Gruppen“ und dem Unterpunkt „Aktive Teams und Gruppen“ zu finden.
Durch Auswahl der entsprechenden Gruppe kommt man in den Detailmodus bzw. Bearbeitungsmodus der ausgewählten Gruppe.
Hier kann man unter „Einstellungen“ den Punkt „Von der globalen Adressliste meiner Organisation ausblenden“ anhaken.
Die Microsoft 365 Gruppe sollte nach etwas Zeit für die Synchronisation nicht mehr angezeigt werden. (Bei uns hat dieser Weg allerdings nicht funktioniert!)
Allerdings führte Variante 2 – die Powershell-Variante bei uns zum Erfolg. Warum auch immer?!
Dazu wird zuerst eine Verbindung zu Exchange Online aufgebaut. Der Befehl
Connect-ExchangeOnline
stellt die Verbindung her.
Der Befehl zum Ausblenden der Microsoft 365 Gruppe per Powershell lautet dann:
Set-UnifiedGroup -Identity "Test" -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$true
In unserem Beispiel ist „Test“ der Gruppen-Alias der Microsoft 365 Gruppe, die von Teams erstellt worden ist und muss entsprechend angepasst werden.
Nach ein paar Minuten Zeit für die Synchronisation wird die Gruppe nicht mehr in der Adressliste von Outlook und Co. angezeigt und kann nicht mehr für Verwirrung sorgen.
Aus Sicherheitsgründen sollte man noch die Powershell-Verbindung ordnungsgemäß mit folgendem Befehl beenden und nicht nur das Powershell-Fenster schließen:
Disconnect-ExchangeOnline
Die Frage nach dem Speicherort der Daten in Microsoft 365 kann man schon mal von den Datenschützern gestellt bekommen.
Gut, wenn man darauf zügig eine Antwort hat.
Microsoft betreibt seit 2020 (bzw. Ende 2019) eigene Rechenzentren in Deutschland und gibt an, dass die Daten (bis auf wenige Ausnahmen) aus Microsoft 365 in dem Land gespeichert werden, dem der Microsoft Tenant zugeordnet ist.
Prüfen lässt sich der Datenspeicherort in der Microsoft Cloud nach Anmeldung mit einem Admin-User über den Link https://admin.microsoft.com.
Über die Einstellungen gelangt man zu den Einstellungen der Organisation.
Über den Reiter Organisationsprofil gelangt man zu dem Punkt „Datenspeicherort“.
Es öffnet sich ein Fenster in welchem die Datenspeicherorte, aufgeschlüsselt nach eingesetzten Diensten, angezeigt werden.
Soll die in die Jahre gekommene Sharepoint-Seite modernisiert werden, entscheidet man sich häufig dazu, eine komplett neue Websitesammlung zu erstellen und die alte Seite in den Ruhestand zu schicken.
Die neue Seite soll aber natürlich unter der alten, bekannten URL nach dem Muster https://tenant.sharepoint.com zu erreichen sein und nicht nur über die URL https://tenant.sharepoint.com/sites/sitename.
Voraussetzung ist, dass die neue Seite eine Kommunikationswebseite ist. Eine Teamwebseite kann keine Root Site sein.
Mittlerweile gibt es in Sharepoint Online einen einfachen Weg die sogenannte Root Site nach Fertigstellung (sie kann parallel zur bestehenden Seite aufgebaut werden) auszutauschen, ohne dass man mit URL-Umleitungen herumhantieren muss.
Für die Umstellung wird die Sharepoint Online Management Shell (PowerShell) benötigt. Mit dem folgenden Befehl verbindet man sich gegen seinen Sharepoint Online:
Connect-SPOService -URL "https://tenant-admin.sharepoint.com"
Siehe dazu auch den folgenden Artikel:
Hat man sich erfolgreich authentifiziert, kann die Root Site mit dem Befehl „Invoke-SPOSiteSwap“ geändert werden. Dazu sind die folgenden Parameter anzugeben:
Connect-SPOService -URL "https://tenant-admin.sharepoint.com"
Invoke-SPOSiteSwap -SourceUrl https://tenant.sharepoint.com/sites/start -TargetUrl https://tenant.sharepoint.com -ArchiveUrl https://tenant.sharepoint.com/sites/AlteRootSite
Ist der Befehl ausgeführt, erhält man keine Rückmeldung über den erfolgreichen Austausch. Nur bei einem Fehler bekommt man die Fehlermeldung präsentiert. Die erfolgreiche Umstellung lässt sich aber durch direkten Aufruf der Seite im Browser kontrollieren.