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Wo liegen meine Daten in Microsoft 365

Die Frage nach dem Speicherort der Daten in Microsoft 365 kann man schon mal von den Datenschützern gestellt bekommen.

Gut, wenn man darauf zügig eine Antwort hat.

Microsoft betreibt seit 2020 (bzw. Ende 2019) eigene Rechenzentren in Deutschland und gibt an, dass die Daten (bis auf wenige Ausnahmen) aus Microsoft 365 in dem Land gespeichert werden, dem der Microsoft Tenant zugeordnet ist.

Prüfen lässt sich der Datenspeicherort in der Microsoft Cloud nach Anmeldung mit einem Admin-User über den Link https://admin.microsoft.com.

Über die Einstellungen gelangt man zu den Einstellungen der Organisation.

Über den Reiter Organisationsprofil gelangt man zu dem Punkt „Datenspeicherort“.

Es öffnet sich ein Fenster in welchem die Datenspeicherorte, aufgeschlüsselt nach eingesetzten Diensten, angezeigt werden.

Root Site in Sharepoint Online ändern

Soll die in die Jahre gekommene Sharepoint-Seite modernisiert werden, entscheidet man sich häufig dazu, eine komplett neue Websitesammlung zu erstellen und die alte Seite in den Ruhestand zu schicken.

Die neue Seite soll aber natürlich unter der alten, bekannten URL nach dem Muster https://tenant.sharepoint.com zu erreichen sein und nicht nur über die URL https://tenant.sharepoint.com/sites/sitename.

Voraussetzung ist, dass die neue Seite eine Kommunikationswebseite ist. Eine Teamwebseite kann keine Root Site sein.

Mittlerweile gibt es in Sharepoint Online einen einfachen Weg die sogenannte Root Site nach Fertigstellung (sie kann parallel zur bestehenden Seite aufgebaut werden) auszutauschen, ohne dass man mit URL-Umleitungen herumhantieren muss.

Für die Umstellung wird die Sharepoint Online Management Shell (PowerShell) benötigt. Mit dem folgenden Befehl verbindet man sich gegen seinen Sharepoint Online:

Connect-SPOService -URL "https://tenant-admin.sharepoint.com"

Siehe dazu auch den folgenden Artikel:

Hat man sich erfolgreich authentifiziert, kann die Root Site mit dem Befehl „Invoke-SPOSiteSwap“ geändert werden. Dazu sind die folgenden Parameter anzugeben:

  • SourceUrl gibt an, welche Unter-Seite die neue Root Site werden soll
  • TargetUrl gibt die Root URL an
  • ArchiveUrl gibt die URL an, unter welcher die alte Root Site archiviert werden soll
Connect-SPOService -URL "https://tenant-admin.sharepoint.com"

Invoke-SPOSiteSwap -SourceUrl https://tenant.sharepoint.com/sites/start -TargetUrl https://tenant.sharepoint.com -ArchiveUrl https://tenant.sharepoint.com/sites/AlteRootSite

Ist der Befehl ausgeführt, erhält man keine Rückmeldung über den erfolgreichen Austausch. Nur bei einem Fehler bekommt man die Fehlermeldung präsentiert. Die erfolgreiche Umstellung lässt sich aber durch direkten Aufruf der Seite im Browser kontrollieren.

Sharepoint Site zur Home Site machen

Die Home Site in Sharepoint Online ist die zentrale Einstiegsseite eine Einstiegsseite in die Sharepoint-Welt.

Diese wird über die URL https://Tenant-Name.sharepoint.com https://tenant.sharepoint.com/sites/seitenname aufgerufen.

Mittlerweile bin ich schlauer:

Neben der Home Site (deren Funktion ich noch nicht so ganz verstanden habe) gibt es noch die Root Site! Dieser habe ich mich in diesem Artikel gewidmet:

Darüber hinaus kann es weitere Sites geben, welche über die URL https://Tenant-Name.sharepoint.com/sites/SiteName aufgerufen werden.

Soll nun eine (Unter-)Site zur Home Site „migriert“ werden, so lässt sich das über die Sharepoint Online Management Shell erledigen.

Dazu verbindet man sich mit dem folgenden Kommando mit der Administrationsseite des Sharepoint (WICHTIG ist das -admin nach dem Tenantnamen):

Connect-SPOService -URL "https://TenantName-Admin.sharepoint.com"

Die Site lässt sich dann über das folgende Kommando zur Home Site hochstufen:

Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://TenantName.sharepoint.com/sites/SiteName

Nachdem das Kommando dann noch mit Ja (J) bestätigt wurde, ist die Änderung schon durchgeführt.

Allerdings kann die Änderung eine Weile dauern – also bitte Geduld, wenn nicht direkt die neue Site als Home Site angezeigt wird.