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Keine freien Räume bei der Raumsuche in Outlook 2010 ab einer bestimmten Uhrzeit

Wenn in Outlook 2010 beim Anlegen einer Besprechungsanfrage in der Raumsuche ab einer bestimmten Uhrzeit (z.B. ab 17 Uhr) oder auch an bestimmten Tagen (wie beispielsweise Samstag oder Sonntag) keine freien Räume mehr angezeigt werden, hat dies eine einfache Ursache:

In den Outlookeinstellungen sind im Standard Arbeitszeiten bzw. Arbeitstage definiert. Nach Arbeitszeitende werden keine Räume mehr angezeigt, da Sie ja schließlich Feierabend haben und im Normalfall am Wochenende auch nicht.

Die Arbeitszeiten und auch die Arbeitstage lassen sich in den Optionen unter Kalender von Outlook 2010 definieren. Sind die Tage und Stunden angepasst wird der Dialog mit OK bestätigt und die neuen Arbeitszeiten werden gezogen.
Nach diesen Kriterien werden dann auch die freien Räume in der Raumsuche angezeigt.

Raumliste bei der Raumsuche in Outlook 2010 mit Exchange 2010 oder Exchange 2013 ist leer

Ein praktisches Feature in Microsoft Outlook 2010 bei der Erstellung von Besprechungsanfragen ist die Raumsuche – wenn sie denn funktioniert und nicht nur ein gähnend leeres Feld anzeigt. Auch wenn in der Adressliste unter dem Punkt „Räume“ bereits die entsprechenden Räume / Ressourcen angezeigt werden. Es wurden also schon Ressourcen-Postfächer bzw. Raumpostfächer für die Konferenzräume im Microsoft Exchange 2010 oder Microsoft Exchange 2013 angelegt und konfiguriert. Die Ursache liegt wahrscheinlich an der Tatsache, dass im Exchange 2010 oder Exchange 2013 noch keine „Raumliste“ erstellt und konfiguriert worden ist. Diese ist aber zwingend erforderlich, damit im Outlook die Anzeige richtig funktioniert.

Aber fangen wir von vorne an. So sieht die Raumsuche aus, wenn noch keine Raumliste erstellt worden ist:

Im Adressbuch werden hingegen die angelegten Räume bzw. Raumpostfächer angezeigt:

Damit die angelegten Räume bzw. Raumpostfächer in der Raumsuche dargestellt und auch verwendet werden können, wird eine Raumliste benötigt. Diese ist nichts Anderes als eine Verteilergruppe für Räume, in die die benötigten Räume hinzugefügt werden.

Die Raumliste wird per Powershell angelegt (es gibt auch keinen anderen Weg). Die Anlage funktioniert ähnlich der Anlage einer „normalen“ Verteilerliste. Einzig der Parameter -RoomList macht aus der Verteilerliste eine Raumliste.

Der vollständige Powershell-Befehl für die Erstellung der Raumliste lautet:

New-DistributionGroup -Name <Bezeichnung der neuen Raumliste> -Members <Bezeichnung der hinzuzufügenden Raumpostfächer> -RoomList

HINWEIS:

Es gab in Outlook 2010 Probleme mit der Raumliste, wenn im Namen Umlaute vorhanden waren – Im Microsoft Hotfix KB2598024 wurde das Problem behoben. Mittlerweile ist das Problem generell durch ein Patch oder Service Pack für Office behoben worden, so dass das Umlautproblem nicht mehr auftreten sollte.

Ist die Raumliste im Exchange 2010 Server oder Exchange 2013 Server erstellt, kann die Raumsuche in Outlook – nach einem Neustart von Outlook – verwendet und die soeben erstellte Raumliste ausgewählt werden. Sollte die Raumsuche wider Erwarten immer noch leer sein, so muss vorab noch das globale Adressbuch aktualisiert werden. Dies wird in Exchange wieder über die Powershell mit dem folgenden Befehl durchgeführt:

Get-GlobalAddressList | Update-GlobalAddressList

Wer sich wundert, dass beispielsweise nach 17 Uhr keine freien Räume mehr angezeigt werden, findet die Ursache und die Lösung in meinem Artikel „Keine freien Räume in Outlook 2010 nach einer bestimmten Uhrzeit“